Orga logistique (prix, lieu etc...)

Date : décembre 1er week -end me parait bien pour rester la dernière date pour le championnat de france par équipe. On est aussi le seul tournoi dans cette période dans le Grand Ouest.

Lieu : une plus grande salle que cette année me parait important pour avoir plus place pour :
1) accueillir un max de team
2) pour avoir plus de place entre les différentes tables
3) avoir un endroit pour l'orga (ordinateur, écran/vidéoprojecteur) bar, ...

Prix : je pense que l'on doit garder un prix abordable. Pas mal de joueurs ont apprécié les 10 euros. Après cela dépend de ce que l'on veut proposer autour : couchage, bouffe, goodies, ... Mais je pense qu'il faut rester loin en dessous des 50 euros. Je verrai bien un max de chez max 25 euros.

Tyra a écrit:

Premier point, le prix du tournoi. De là découle tout le reste de la logistique. On reste à 10€ ou bien on monte à plus ? Si on reste à 10€, on oublie la bouffe, si on veut fournir à manger je pense qu'on peut monter à 25€. Ca reste peanuts 25€ pour 1 tournoi, 2 pti'dej et 2 repas + café à volonté.

Je n'ai jamais organisé de tournoi donc je me plante sûrement mais pour moi il y a 4 trucs important :
1- La salle
2- La bouffe
3- la sono
4- la déco

1- La salle : idéalement, il faut :
-De taille correct pour X coachs (nombre max à définir, je dirais mini 70 voir plus selon la salle)
-Qu'on puisse y manger (voir le point 2 pour la bouffe)
-Qu'on puisse y dormir ou au moins y rester tard le soir pour une soirée jeu/picole
-Pas cher

2- La bouffe
-2 repas à moins de 10€ par tête, il y a peut être des assos qui font des plats en gros. Personne connait un cuisto ?

3- La sono
- Il faut un micro + enceinte pour les annonces, ça sera plus audible pour tout le monde. Avoir un écran + projecteur est un gros plus

4- Déco
J'ai des gout de chiottes en déco ^^

Doublon

Pour moi, le prix fait partie de la particularité du DragonBowl. Si on peut rester en-dessous de 15 euros, ça roxxe.

Pour le manger, une petite buvette comme cette année, avec du miam s'il le faut, c'est appréciable.

Pour les repas, si on reste en ville comme cette année, y a des options.
Pourquoi pas une précommande du repas du midi, en s'organisant avec un "fabricant" de sandwich tout proche, par exemple. On prend commande en amont (à l'inscription le matin ?) et on commande pour le midi. Ceux qui veulent peuvent ramener leur manger ou manger ailleurs. Juste une idée comme ça.

Pour la salle, pas d'idée, je connais pas les lieux nantais. Un écran / vidéoprojecteur, ça le ferait vraiment en effet. Mais faut la salle, le matos, et la disposition nécessaire (pas trop d'éclairage dessus). Les PC avec la bonne connectique aussi (testés avant).

Une imprimante pourrait servir aussi.

Pour la salle je ferai la recherche et réservation quand l'assos sera crée, ce qui sera le cas sous 10-15j je pense.

Et si l' asso loue une salle, il faudra que l' asso soit assurée

Un petit truc qui se colle un peu avec la logistique : pas de vérification des rosters.

C'est ce qui a plombé l'horaire cette année, visiblement. Pour moi, un passage à la table de marque le samedi matin pour confirmer l'arrivée et les rosters joués devrait suffire. A charge à l'adversaire de vérifier la feuille. Si au début d'un match, y a un truc à revoir (compétence mal attribuée, coût total dépassé, ...), voir avec les orgas pour corriger / trancher.

Je vous enverrais l'organisation utiliseree sur les tournois de cartes genre magic qui tient la route et qui est rodée mais je pense qu'il faudrait une réunion ou une conférence par Skype pour des échange plus constructifs.

Perso j'ai organisé le GBL en 2003, 2004 et 2005.

C’était plus petit (40 coach), mais j’étais plus ou moins tout seul avant le jour J, et le jour du tournoi des coach m'aider à rentrer les matchs, préparer la salle...

Prix 25€ :

- goodies = 5€
- 2 repas de samedi et dimanche midi, traiteur, bons et ok en terme de quantité : 2x5€
- quelques récompenses (je sais pas combien mais assez faible)
- coca, jus de fruit, café, thé, clémentines et chuppa-choops à volonté tout le WE.

Avec l'inflation ca doit rentrer dans 30€ (donc prix de repas équivalent à un sandwich, la perte de temps en moins... reste à gérer les gouts de chacun, mais une formule sans bouffe est facilement gérable en parallèle de la formule avec bouffe).

Mais je ne payais pas la salle (assoc' de jeu) et je bénéficiais de la carte "metro" pour acheter les produits moins cher (moins de TVA ?)

j'avais tout calé avec le traiteur avant : il amenai les plats et repassait les chercher, j'avais réquisitionné quelques gars pour le service. Bref, tranquille

La sono, j'ai à la maison.
Table de mixage, enceintes, ampli.

Il manque le micro. Pour les annonces de rondes et la remise de prix, c'est pratique.

Pour le prix, le pas chère mais on ne gère pas le repas c'est un peu l'ADN du DragonBowl!

Gulix a écrit:

Un petit truc qui se colle un peu avec la logistique : pas de vérification des rosters.

+1

Et un morceau de musique par triplette.
Au début de chaque ronde, on passe celui de la triplette première au classement   

La verif des rosters peut se faire par les adversaires, non?

Zebulon a écrit:

Et un morceau de musique par triplette.
Au début de chaque ronde, on passe celui de la triplette première au classement   

Me gusta   C'est une idée qui envoie du pâté !

Zebulon a écrit:

La verif des rosters peut se faire par les adversaires, non?

C'est ce qui se fait généralement. On est concerné (on l'affronte) et pas débordé (1 seule équipe)

Et pan un gros bloc de texte indigeste !

Chose promis, voici l'organisation d'un tournoi de carte. Tout n'est pas applicable (et certains points ne doivent pas être appliqué pour un tournoi de blood bowl), mais je vous livre ça histoire d'avoir un autre point de vue et éventuellement créer des idées.

Inscription : Les joueurs s'inscrivent le matin même car souvent il n'y a pas de restriction de place. Si il y a restriction une pré-inscription est de mise mais le jour J les places restantes sont attribuées au premiers arrivés.
Lors de l'inscription chaque joueur donne la liste détaillée de son jeu (roster et compétence pour nous), la feuille n'est pas divulguée et est mise de coté. Elle sera vérifiée plus tard. L'ensemble des joueurs doit s'inscrive avant une heure butoir.
Pendant l'inscription des joueurs, les listes sont vérifiées en léger différé (la validité de la liste est vérifiée, pour nous ce serait roster, cout et compétence) si une erreur est remarquée, la liste est mise de coté pour plus tard (ronde 1)

Lancement du tournoi : Les appariement sont affichés à deux ou trois points dans la salle, chaque joueur se débrouille pour se tenir au courant et rejoindre sa table. A l'heure définie, la ronde est lancée il y a une annonce mais on attends pas que les fumeurs décident de se pointer. Il existe un système de pénalité pour les joueurs qui ne se présente pas au bout de 5 puis 10 min (après 10 le joueur qui ne s'est pas présenté est considéré comme ayant perdu sa ronde)
Lors de la ronde 1, les listes qui ont été identifiée avec un problème sont remontée, les joueurs sont prévenu juste avant que le match commence et écope d'une pénalité.

Récolte des feuilles de match et fin de ronde : Une personne du staff est en permanence présente à la table de marque pour récupérer et rentrer les résultats. A la fin de la ronde, cette personne informe les autres membre du staf quelles sont les tables qui n'ont pas rendue leur résultat pour qu'il aillent directement à la table et mettent la pression en terme de temps (genre tour en 4min) pour finir le match au plus vite. Il existe une procédure pour interrompre une partie en cours que je ne détaillerais pas ici.
En théorie, le temps une l'annonce de la fin du temps de la ronde et le début de la ronde suivante ne doit pas excéder 15min. Dans les faits il n'excède jamais 20min. La ronde suivante et immédiatement lancé.

Concernant le staff pour un tournoi de 80 personnes on aura :
Team Manager :
1 personne
son rôle est de faire les annonces du tournoi, de gérer les différentes équipes et de prendre les décisions importantes

Score keeper team :
1 personne qui peut être le team manager
son rôle est de remplir sur l'ordi les feuille de match sans erreur, en fin de ronde, il doit avertir le reste du staff sur les tables qui n'ont pas fini leur match pour que le staff se rendent sur la table pour ce voir ce qui se passe

Paper team :
2 personnes en général
son rôle est d'afficher les appariements, de distribuer les feuilles de résumé de match et de récupérer au plus vite les feuilles des tables retardataire en fin de ronde. En général, elle se joint à la judge team durant la ronde

Judge team :
2 personnes en général
son rôle est de répondre au question de règle, de trancher en cas de litige en s’appuyant sur les règles et d'éviter que des joueurs ne trichent (manipulation de carte ou tromper son adversaire sur le texte/effet d'une carte, a blood bowl se serait pas exemple un joueur qui dit "mais non tronçonneuse ça annule crâne épais" - ) Elle fait aussi des contrôle des listes en cours de tournoi pour vérifer que le joueur joue bien la liste qu'il a donné lors de l'inscription

ça peut paraitre un peu too much vu de loin mais pour l'avoir appliqué plusieurs fois (et parfois sur des tournois à plus de 150 joueurs internationaux) c'est carré, chacun sait ce qu'il a a faire et ça évite de courir dans le vent. A noté qu'une personne n'est pas forcément affecté à une tache durant tout le week end mais peut aller d'une équipe à une autre sous la gestion du team manager.

De Zébulon :

Zebulon a écrit:

La première chose à faire, quand on aura le statut d'association, ce sera de réservé la salle.
Et donc de caler LA date.

Et par rapport à la salle, ça ne sert à rien de partir sur du démesurée

Max 100 places à mon avis parce qu'on ne les atteindra jamais.

Trop grand ça peut donner une impression de salle vide.

Fred, tu peux gérer ça quand l'asso sera créer?

Ou le Croco? Basse Indre, c'est bien, c'est en face de chez moi   

Sinon il faut rapidement prévoir les prix, surtout si on veut des trucs spécifiques.
Je pense en fait à des trophées comme à proposé la lutèce. ça envoie du lourd et en plus les joueurs les utilises comme marue tour/relance/etc, je pense qu'on pourrait faire quelque chose de semblable et les joueurs en profiterais (le syndrome de la collectionnite aiguë). Je sais pas is y'a le budget pour ça par contre mais je crois qu'un sujet était passé la dessus

Pour les mini-trophées, on est dans la boucle, par contre il faut proposer des sketchs, etc... à SSB.

Le plus importants c'est une salle ou on peut rester le soir, voir y dormir, et qui coute pas cher.

Ça conditionne le prix du tournoi, etc...

Pour le goodies, ça peut prendre aussi du temps, il faut y réfléchir.

Pour le traiteur, tu peux t'en sortir à 6€ / personne sans problème. reste les couverts en plastique à trouver. Ça peut se réserver assez tard, pas de soucis.

Je crois qu'il manque un truc super important dans cette section :
-Quel budget on a pour gérer le tournoi ?
-Combien a couté la location de la salle de 2013 pour avoir une idée du prix
-Qui est le décisionnaire final qui fera son choix sur la salle et la réservera

Pour moi avant de parler des règles de constitution des équipes il faut avoir le lieux du tournoi, le budget et ce que l'on prévoit de fournir au joueurs

Je ne sais pas si on a un budget hors inscription. Du coup, le prix de l'inscription dépendrai du coût de la salle et si on prévoit à manger ou non.

Y a eu des avancées concernant le lieu / la date ?

Salut les gars,

L'association est normalement crée et va l'être sous peu.

Donc on va devoir réserver une salle rapidement.

Mais pour améliorer notre recherche, on doit réserver pour combien de personnes ?? Il faut compter orga et joueurs dans le total voir augmenter un peu pour avoir plus de place.

Je pense que l'on peut miser sur 60-80 coachs. Vous en pensez quoi ?

78 coachs (26 équipes)

Donc une salle pour 80-10 ca serait nickel.
Il y a une nouvelle salle à Basse-Indre en construction qui sera livrée d'ici le tournoi.

Des news ? De L'asso, d'une éventuel salle ?

Pour le prix on peut faire un truc morcelé. Un prix juste tournoi et un prix avec repas des midis, voire un prix repas soir + couchage si c'est possible.

Tyra a écrit:

Des news ? De L'asso, d'une éventuel salle ?

Pour le prix on peut faire un truc morcelé. Un prix juste tournoi et un prix avec repas des midis, voire un prix repas soir + couchage si c'est possible.

L'association est montée.

On cible sur une salle pour accueillir environ 80 coachs ? Donc une salle de 100 suffirait. Faut ajouter le staff.

Je passe les coups de fil cette aprem.

On réserve pour quand ? 1er week-end de décembre ?

Ca me semble bien le 1er WE de décembre.

En plus, visiblement, pas d'autres tournois en France en décembre.
Plus tôt la date (et la salle) sera fixée, plus tôt on pourra lancer vraiment l'organisation.

Je pense qu'il faudra refaire le point de qui participe pleinement à l'organisation, d'ailleurs (c'est-à-dire en non-joueur), qui est consultant, qui est chef d'orchestre, qui s'occupe de relayer les infos, ...