[Debrief 2016] Les repas du midi et du samedi soir.

Alors, on va attaquer le dur.

Comme a put le dire 1010, on n'a pas été bon dans la communication. On ne fait pas d'argent le midi. On propose quelque chose.

On doit clairement prévenir les joueurs qu'ils peuvent emmener leurs bouffes. On a le frigo et le micro onde pour ça.

On doit aussi être capable de fournir un plan avec des boulangeries et supermarché autour de la salle.

Le truck du samedi midi a été encore une fois très apprécié.
Elles ont une gamme de prix suivant ce qu'on prend. Gére très bien le timing.
Un vrai confort pour l'Orga.

Le resto du samedi doir est je pense une réussite. Le prix est correct (dur de faire moins de 22€) et ce qui veulent pipicoler payent en plus.
Si on doit réserver le même l'an prochain je n'y verrais aucun problème.


Et le crepier du dimanche.
L'enfer sur terre.
Il est inadmissible que l'on ne soit pas capable de faire venir un food-truck vu la marge de temps qu'on s'est donné.
Putain quoi. 800€ de recettes la demi-journée.

Non seulement les retours sont au mieux moyen, mais Petit-Gars et moi avons abattu un taf colossal pour éviter la catastrophe.
Appel tôt pour qu'ils arrivent vite. Les pressé pour lancer le service. Encaisser pour eux et gérer les payants. Lancer la Ronde 5. Organiser le service des crêpes en prenant les commandes, en faisant le service, en les forçant à tartiner.
Les presser pour qu'ils arrivent a libérer la salle pour la remise des prix.
Et je passe sur la fumé dans la salle.
Je ne sais pas encore comment on a réussi à ne pas péter une durite.

Les Foods-trucks doivent être gérer avant. Ce qu'il s'est passé dimanche est je le redis inadmissible.
Et je m'en branle de qui c'est.
Je le prends pour moi. Inadmissible et plus jamais ça.

Il faut aussi qu'on prévoie sur le plan :
- les distributeurs d'argent
- les lignes de bus pour rejoindre la gare (OU un système de covoiturage ou chacun indique qu'il va vers la gare et qu'il lui reste de la place). Si c'est anticipé, ça marche.

Question Zébu, qui n'a rien à voir : est ce que tu veux qu'on garde la même salle pour l'année prochaine (comme le proposes Kumulo) ou est ce qu'on cherche d'abord une autre salle? (moi je pense qu'on prend 20% de plus l'année prochaine).

Ta question n'a effectivement rien à voir avec le sujet

Pour le dimanche midi, c'est une faute collégial, on a tous notre part de responsabilité la dedans et je suis d'accord avec toi sur tout les points énoncés.
il faut fixer la date en réservant la salle au plus vite et réserver les foodtruck dès que possible.

Pour la salle, on garde la meme.

-On n'a jamais refusé personne et on peut pousser a 96.

-On était 3 orgas ce week-end a cause des tampax. Sans Hélène, on était mort.
Pour l'instant on n'est pas calibré pour plus.
Ça empêche pas de regarder pour dans 2 ans.

Moi je dis, prendre 20% c'est juste pas possible.
Ca veux dire monter à 120 gus ... à gérer à 4
On va pas se mentir, les BN profitent de ce tournoi pour le faire et ne veulent pas s'en mêler. Il suffit juste de voir le nombre de glandus qui restent à la fin pour ramasser et nettoyer.
Le "Désolé les gars, j'ai aqua-poney sur glace" ça devient chiant ...
Je pense qu'on manque de 2 paires de bras le jour J.

Je remets ici le timing confort :
Décembre - Janvier : résa de la salle & diffusion des dates
Janvier - Avril : rédaction règlement
Mai : publication règlement & ouverture des inscriptions
Avril - Aout : réservation des foodtrucks
Aout - Septembre - Octobre : Achat des lots (et goodies éventuels)

Chaque orga a une tache définie, tout est clair et on passe pas notre temps à courir après "qui s'occupe de quoi" :
2 orgas + le chef sur le règlement
1 orga sur les trucks > référé au chef
1 orga sur les lots > référé au chef
1 orga sur les éventuels goodies > référé au chef
2 orgas + le chef sur la logistique (le matos du jour J)

Kumulo a écrit:

Moi je dis, prendre 20% c'est juste pas possible.
Ca veux dire monter à 120 gus ... à gérer à 4
On va pas se mentir, les BN profitent de ce tournoi pour le faire et ne veulent pas s'en mêler. Il suffit juste de voir le nombre de glandus qui restent à la fin pour ramasser et nettoyer.
Le "Désolé les gars, j'ai aqua-poney sur glace" ça devient chiant ...
Je pense qu'on manque de 2 paires de bras le jour J.

Oui, mais l'année prochaine on a déjà Gulix en plus à mon avis .
Et je pense arriver à en motiver un autre.
Après c'est Zébu qui décide.
Moi je dis 96, on aurait du mal à les caser. Ca fait 12 coachs de plus soit 2 tables. Mais effectivement, en tassant, on pourrait y arriver, voire même une troisième table (102).

je vais rester sur le sujet des food trucks, le timing de la prépa du prochain DB sera de la responsabilité de la prochane orga ET c'est l'asoc qui réserv pour le tournoi, donc meêm si l'orga fait des démarches, le conseil participe beaucoup aussi.

pour les food-trucks :
- essayer d'avoir les filles pour les 2 jours comme prévu cette année. Par contre, c'étaient elles qui l'avaient proposé i ly a 2 ans, et ont annulé le dimanche qq mois/semaines avant le jour J. Et ça, j'avoue que ça passe moyen aussi. Soit on fait un "partenariat" soit elels nous agrdent en roue de secours... ET si 2 jours, oui, je suis pour négocier les prix.
- dans tous les cas de figure, dès qu'on connait les food-trucks/restau du soir, on les annonces sur le forum avec le lien vers leurs sites pour que chacun prépare à l'avance s'ils achèteront sur palce ou devra trouver un plan B

Pour le restau du soir, visiblement ceux qui avaient pris les brochettes de boeuf ont tous fait la gueule (qualité). Mais sinon, je regrette surtotu qu'on pouvait pas trop bouger.
Idéalement - pour moi- ce sera un bar avec un salle ou un coin réservé, ils offrent des planches de charcut/fromages (1 pour N personnes) et on y passe la soirée à consommé les boissons et du supp de nourrriture pour ceux qui veulent. Comme ça, chacun gère son budget et on papote avec tout le monde.
bon, le samedi soir, un bar fait son beurre de toute façon, donc pas sûr que ça en intéresse de partir sur cette formule, mais c'est juste une idée

30-50 personnes un samedi soir, c'est dur de pouvoir négocier.
Il faut que le tenancier te connaisse (ou une sacré caution) pour qu'il privatise, et ça peut vite déconner comme au RDV BB (on a bouffé puis bu avant et on a pas pris grand chose au bar qui tirait salement la gueule, alors qu'il a fait un chiffre plutot meilleur que la moyenne à mon avis, vu ou il est situé).

Bref, théoriquement mieux, mais en pratique difficile à mettre en oeuvre.

Bonsoir,

Je m'incruste dans la conversation pour vous donner un avis avec un peu de recul:

Tout d'abord, un grand bravo. Contrairement à ce que l'on a connu par le passé il n'y a pas eu de couac.
Inutile de se flageller sur l'orga bouffe du dimanche, il est évident que le plan galette est mauvais (cf timing,emplacement... ), mais que finalement cela c'est bien passé pour les joueurs et c'est bien important.

Pour moi les priorités en terme d'organisation sont:
1/ la salle(pour moi top, agréable, parking, place foodtruck)
2/ Gestion de la bouffe (Option foodtruck samedi top, à mon avis le dimanche est toujours plus problématique que le samedi pour des solutions de secours, donc quitte à n'avoir l'option top que un midi, aller le dimanche avec elles)
3/ création de fichiers d'aide d'achat course/bar
(la je peux vous aidez avec le bilan comptable, et l'expertise de ma femme qui à la réflexion les leffes et les Grims sont toutes partis alors que les Kro non, a répondu: "Logique, vous viellisser tous ;-)

Je ne suis pas pour augmenter le nombre de joueurs.

Quand à la réflexion de Kumulo, certes beaucoup de BN ne restent pas ranger (moi le premier, je l'ai dit en réunion et je le re dis) maintenant est il obligatoire de le faire ?

Je peux parfaitement comprendre qu'un BN puisse venir pour faire un tournoi et pas spécialement pour s'investir. Je comprends que cela soit gavant mais il est nécéssaire de constitué une team AVANT le DB et de se dire qu'une aide supplémentaire peut arrivé, mais n'est pas obligatoire.

Il serait peut être plus simple de demander dès l'inscription au DB aux BN présents qui peut s'engager a filer un coup de main pour ranger.

Ma préconisation en tant que trésorier sera pour l'an prochain de est de se servir de notre Compte épargne pour constituer une réserve d'argent pour l'organisation du DB (Avance de trésorerie et surtout fond de réserve au cas ou il y a quelque chose qui foire). Le reste peut être réduire la cotisation mais c'est un autre sujet.
Je préconiserais aussi pour l'an prochain que le trésorier (moi ou un autre) gère intégralement la réception des inscriptions et que celle ci soit plus net au niveau compta (noms pseudos cheques), je pense qu'il est plus simple que le coté comptabilité transmette à l'orga plutôt que l'inverse (les cheques nécessitent un transport physique, pas les infos pour les orga).

Je suis dispo par mp, peu présent sur le forum.
J'ai fait les remises de cheque et un prélèvement de liquide de la majeur partie de la caisse. A ce propos , je vous ai récupérer une vrai caisse blindé à mon gaffe ( abimé mais marche, avec rangement billet et clés ).
On gardera toute la petite monnaie dans la boite que je vous ai filé et je peux vous préparer un fond de caisse avec de la nouvelle caisse pour le bar l'an prochain.

tran a écrit:

Quand à la réflexion de Kumulo, certes beaucoup de BN ne restent pas ranger (moi le premier, je l'ai dit en réunion et je le re dis) maintenant est il obligatoire de le faire ?

Ce n'est pas obligatoire de participer en tant que joueur au DB, donc dans la même logique, il n'est pas obligatoire de participer au nettoyage.

Cependant, là ou ça coince, c'est que ce sont toujours les mêmes qui nettoient - dont Croco ! Et que ça irait vraiment plus vite si nous étions plus nombreux.

On reste globalement tous pour la remise des prix. Lorsqu'un tournoi est plus loin, on revient plus tard chez nous. Du coup, c'est quelque part de la mauvaise volonté de ne pas participer.

Et ça reporte cette charge sur les organisateurs, qui sont déjà vannés.

Je me permets de l'écrire parce que j'ai fais partie des mauvais élèves qui sont partis précocement sur d'autres éditions.

Une "solution" est d'avoir une équipe orga de nettoyage (et que ça). Sauf qu'en pratique ça ne motive personne, parce que c'est vraiment ingrat (personne ne le voie). Et qu'il y a déjà une pénurie d'organisateurs.

Du coup, le post de croco permet potentiellement de justifier ces vocations. Quand, comme moi, tu t'es engagé un an avant à faire les chiottes, il est délicat de se défiler. Et je ne l'aurais peut être pas fait sans son intervention.

Enfin, c'est rigolo que vous soyez plusieurs à souhaiter figer le tournoi à un nombre de joueurs. Ce n'est pas quelque chose qui me venait à l'esprit (vous l'aurez compris), et je suis donc curieux de savoir pourquoi. (Mais sans aménité, hein, de la vraie curiosité).

Figé le nombre non, allé au max de la capacité de la salle que je trouve super et sans vouloir augmenté un truc ou déjà les orga sont bien sollicité et a priori demande de l'aide.

Je n'avais pas vu le post de croco mais c'était le sens de ma réflexion , s'engager avant c'est mieux !

C'est normal de s'attacher à une salle. Personnellement j'adorais celle de stratèges et maléfices. A l'époque, on organisait à 1 ou 2 !

...Mais pour autant, je pense qu'on pourrait à terme faire encore mieux, d’où l'idée de prospecter. Et que c'est une des seules variables d'ajustement.

...Et plus tôt on le fera, mieux ce sera. Parce que pour moi, on est proche de la saturation lorsque sur une édition, on est à 2 tables du max.

D'ou le fait que je sois pour élargir encore, au prix d'un changement de salle.

Par contre, je le reconnais, je suis nul en prospection de salle, et j'ai pas plus envie qu'un autre de m'y coller.

Il y a un risque avec une salle plus grande. Qui dit salle plus grande dit prix plus élevé et donc si on refait un 56 comme en 2015, c'est pas 20€ qu'on aura de déficit
Et honnêtement, quel intérêt de faire toujours plus ? 90 c'est déjà pas mal non ? On est une des ligues qui se bouge le moins (niveau tournoi) par rapport au nombre de membre, c'est déjà bien d'arriver à 90 pour notre tournoi. Mine de rien, on doit être le 2ème (ou pas loin) plus gros derrière la Lutèce.

M'enfin, on est encore en HS par rapport au sujet :/

tran a écrit:

Il serait peut être plus simple de demander dès l'inscription au DB aux BN présents qui peut s'engager a filer un coup de main pour ranger.

C'est pas idiot

tran a écrit:

A ce propos , je vous ai récupérer une vrai caisse blindé à mon gaffe ( abimé mais marche, avec rangement billet et clés ).

Mortel !

tran a écrit:

On gardera toute la petite monnaie dans la boite que je vous ai filé et je peux vous préparer un fond de caisse avec de la nouvelle caisse pour le bar l'an prochain.

Oui, LN m'en a parlé, elle a dit de conserver la petite monnaie pour l'année prochaine.